Ведение кадрового учёта

Кадровое делопроизводство редко бывает в топе приоритетов растущей компании — пока трудовая инспекция не назначит проверку, а в личном деле сотрудника не окажется несогласованного приказа или устаревшего допсоглашения. Кодерон берёт кадровый учёт на аутсорсинг: ведём штатное расписание, приказы, трудовые договоры, личные дела и воинский учёт, готовим отчётность в СФР и ФНС — без найма штатного кадровика и без риска «кадровик в отпуске, а нужно оформить увольнение сегодня».

Услуга логично дополняет наш профиль: мы уже ведём бухгалтерский учёт и настраиваем 1С:ЗУП, поэтому кадровый и зарплатный учёт у нас работают в одной связке, без разрывов между отделами.

Если параллельно нужна общая ИТ-поддержка бизнеса — смотрите поддержку и ИТ-аутсорсинг по SLA. Если нужно только настроить или доработать кадровый блок в 1С — есть отдельная настройка 1С и доработка 1С.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге и удалённо по всей России — с ИП, ООО, малым и средним бизнесом.

Кому подходит

• компаниям без своего кадровика или HR-отдела, которым нужен предсказуемый кадровый документооборот;
• бизнесу с растущим штатом, где таблицы и «кадровик на полставки» уже не покрывают объём приказов и договоров;
• компаниям с высокими рисками кадровых проверок ГИТ — розница, производство, стройка, логистика;
• тем, у кого кадровик уволился или уходит в отпуск/декрет, а кадровый учёт нельзя останавливать;
• компаниям, которым нужно навести порядок в воинском учёте и не пропустить сроки уведомлений;
• организациям, которым нужно восстановить запущенное кадровое делопроизводство перед проверкой или сменой подрядчика.

Что входит в услугу

Кадровое делопроизводство. Приём, перевод и увольнение сотрудников, приказы, трудовые договоры и дополнительные соглашения, ведение личных дел и трудовых книжек (в том числе электронных).

Штатное расписание и графики. Ведение и актуализация штатного расписания, графиков отпусков, табелей учёта рабочего времени.

Больничные и отпуска. Оформление больничных листов, отпусков по графику и вне графика, взаимодействие с СФР по пособиям.

Воинский учёт. Ведение документов воинского учёта, сверка данных с военным комиссариатом, подготовка и своевременная подача отчётности и уведомлений.

Кадровый ЭДО. Подключение и ведение кадрового электронного документооборота, подписание документов с сотрудниками, в том числе удалёнными.

Отчётность и взаимодействие с органами. Подготовка и сдача кадровой отчётности в СФР и ФНС, ответы на запросы контролирующих органов по кадровым вопросам.

Консультации. Разбор нестандартных кадровых ситуаций, рекомендации по трудовому законодательству, подготовка к проверкам ГИТ.

Кадровый ЭДО или бумага

Если у вас уже настроен электронный документооборот с сотрудниками — работаем в нём, предварительно проверив полноту и корректность подписанных документов. Если ЭДО ещё нет — поможем подключить и настроить кадровый электронный документооборот под масштаб компании: это особенно удобно, если сотрудники работают удалённо или в разных городах. Для небольших штатов возможно и классическое бумажное ведение — обсуждаем формат на брифе.

Аутсорсинг vs штатный кадровик

Штатный кадровик оправдан, когда штат большой и разнородный, а кадровые вопросы требуют постоянного очного присутствия — например, в производстве с несколькими сменами. Для большинства компаний с офисным или смешанным штатом аутсорсинг обходится дешевле и устойчивее к кадровым перестановкам внутри самой HR-функции.

Как переходим на обслуживание

1. Бриф и аудит. Разбираем текущее состояние кадровых документов, численность штата, специфику отрасли, риски проверок и наличие военнообязанных сотрудников.

2. Сверка и приёмка дел. Проверяем личные дела, приказы, трудовые договоры и трудовые книжки на комплектность и соответствие законодательству.

3. Регламент. Фиксируем состав услуг, сроки согласования документов, каналы связи и ответственных с обеих сторон.

4. Запуск ведения. Берём кадровый учёт в работу, устраняем найденные на аудите пробелы по приоритету рисков.

5. Ежемесячный ритм. Отчёт о состоянии кадрового учёта, приближающихся сроках и рекомендациях.

Пакеты

Точная стоимость зависит от численности штата, текучести и отраслевой специфики — фиксируем её после брифа и аудита текущего состояния кадровых документов.

Что подготовить к брифу

• Численность штата и структуру: филиалы, удалённые сотрудники, совместители.
• Ведётся ли сейчас кадровый учёт в 1С или другой системе, кто вёл его раньше.
• Есть ли военнообязанные сотрудники и как сейчас организован воинский учёт.
• Были ли за последний год проверки ГИТ или замечания по кадровым документам.
• Используется ли кадровый ЭДО или документооборот полностью на бумаге.
• Планы по росту — наём, открытие филиала, сезонное расширение штата.

Чем точнее вводные, тем быстрее сможем назвать конкретную стоимость и сроки перехода.

Частые вопросы

Кто несёт ответственность за ошибки в кадровых документах?
Ответственность за качество и сроки ведения кадрового учёта закреплена в договоре на нашей стороне. Приказы и документы подписывает уполномоченное лицо компании — мы готовим их в соответствии с трудовым законодательством и контролируем сроки.

Можно ли совместить кадровый и бухгалтерский аутсорсинг?
Да, это частый и логичный сценарий: кадровые документы и расчёт зарплаты тесно связаны. При совмещении с ведением бухгалтерского учёта данные передаются между участками без задержек и дублирования ввода.

Ведёте ли вы воинский учёт?
Да, воинский учёт входит в услугу: ведём документы по воинскому учёту, сверяем данные с военкоматом, готовим отчётность и уведомления в установленные сроки.

У нас уже есть кадровик, но он не справляется в пиковые периоды — вы поможете?
Да, берём не только полное ведение, но и отдельные участки или проектные задачи: массовый набор, подготовку к проверке ГИТ, аудит и восстановление кадровых документов за прошлые периоды.

Как быстро вы включаетесь в работу?
После брифа и аудита текущего состояния кадровых документов — обычно от нескольких дней до двух недель, в зависимости от штата и того, в каком состоянии находится кадровое делопроизводство на момент передачи.

Работаете ли вы с удалёнными сотрудниками и филиалами в разных регионах?
Да. Ведём кадровый учёт удалённо по всей России, используем кадровый ЭДО для подписания документов с сотрудниками в разных городах, очные встречи возможны в Санкт-Петербурге.

Хотите передать кадровый учёт на аутсорсинг? Оставить заявку →