Кадровый аутсорсинг: что можно передать сторонней компании, а что нельзя

Как только в компании появляется третий, пятый или десятый сотрудник, встаёт вопрос: кто ведёт приказы, договоры и личные дела? Держать кадровика в штате ради двух-трёх кадровых операций в месяц невыгодно, а вести кадры «между делом» силами бухгалтера или офис-менеджера — рискованно: ошибки в трудовых договорах и приказах видны инспектору сразу. Разберём, что из кадрового учёта разумно передать на аутсорсинг, а что закон и здравый смысл оставляют внутри компании.

Что можно передать полностью

Большая часть кадрового делопроизводства — это техническая, регламентированная работа, которая не требует присутствия исполнителя в офисе и не связана с управленческими решениями компании:

• подготовка приказов о приёме, переводе, увольнении, отпуске;
• оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений по шаблонам, согласованным с компанией;
• ведение личных дел, трудовых книжек (в том числе электронных) и штатного расписания;
• графики отпусков, табели учёта рабочего времени, оформление больничных;
• воинский учёт: документы, сверка с военкоматом, отчётность и уведомления;
• подготовка и сдача кадровой отчётности в СФР и ФНС;
• подготовка к проверкам ГИТ: аудит комплектности документов, устранение пробелов.

Это как раз то, что закрывает наша услуга ведение кадрового учёта: подрядчик работает по регламенту, а не «по памяти», и документы остаются актуальными даже при высокой текучести штата.

Что остаётся внутри компании

Есть решения, которые по своей природе управленческие, а не технические, — их нельзя передать наружу, даже если подрядчик готовит для них документы:

• решение о приёме или увольнении конкретного человека — подрядчик может подготовить пакет документов, но само решение и переговоры с сотрудником остаются за руководителем;
• подписание приказов и договоров — подписывает руководитель или уполномоченное им лицо компании, это прямое требование трудового законодательства;
• дисциплинарные взыскания и конфликтные увольнения — здесь важно личное участие руководителя или HR внутри компании, аутсорсер может дать рекомендацию по процедуре, но не заменяет решение;
• мотивационная и организационная политика — система премирования, структура должностей, корпоративная культура — это стратегия бизнеса, а не делопроизводство.

Хороший подрядчик не пытается взять на себя эти решения — он готовит документы так, чтобы решение руководителя было оформлено корректно и без юридических рисков.

Частая ошибка: путать делопроизводство с управлением персоналом

Кадровое делопроизводство — это про документы: приказы, договоры, отчётность, сроки. Управление персоналом — это про людей: наём, развитие, мотивацию, корпоративную культуру. На аутсорсинг разумно передавать именно первое. Второе можно частично поддерживать внешней экспертизой (например, консультациями по трудовому праву), но полноценно заменить внутреннюю HR-функцию в вопросах управления людьми аутсорсинг не может — и не должен пытаться.

Как это выглядит на практике

Типичная схема: руководитель или внутренний HR принимает решение о найме, обсуждает условия с кандидатом и согласовывает зарплату. Дальше в работу включается кадровый аутсорсер — готовит трудовой договор, приказ о приёме, вносит запись в трудовую книжку или электронный кадровый документооборот, заводит личное дело, ставит сотрудника на воинский учёт при необходимости. Все документы уходят на подпись руководителю или уполномоченному лицу — компания сохраняет полный контроль над содержанием, но не тратит время на оформление.

Похожая логика работает и в бухгалтерском аутсорсинге: подрядчик готовит расчёты и отчётность, а подписывает и сдаёт её руководитель или уполномоченное лицо клиента. Кадровый и бухгалтерский учёт вообще удобно вести в связке — зарплата, отпускные и больничные напрямую зависят от актуальности кадровых документов.

Когда кадровый аутсорсинг особенно оправдан

• компания растёт быстрее, чем успевает нанять и обучить своего кадровика;
• штат распределён по нескольким регионам или работает удалённо;
• отрасль относится к зоне повышенного внимания ГИТ — розница, производство, стройка;
• есть военнообязанные сотрудники, и воинский учёт нужно вести без пропусков сроков;
• накопились пробелы в документах после ухода прежнего кадровика.

Частые вопросы

Можно ли передать на аутсорсинг только часть кадрового учёта?

Да. Берём как полное ведение кадрового учёта, так и отдельные участки: воинский учёт, кадровый ЭДО, подготовку к проверке ГИТ или разовый аудит личных дел.

Кто подписывает приказы и трудовые договоры при аутсорсинге?

Подписывает руководитель компании или уполномоченное им лицо — это управленческое решение остаётся внутри компании. Подрядчик готовит документы в соответствии с трудовым законодательством и следит за сроками.

Не станет ли компания более уязвимой при проверке, если кадры ведёт внешний подрядчик?

Наоборот: системный аутсорсинг снижает риски, потому что документы ведутся по регламенту и регулярно проверяются на комплектность, а не зависят от загруженности одного штатного специалиста.

---

Хотите понять, что из кадрового учёта можно передать именно в вашем случае? Обсудить задачу →